Alkuun ulkotapahtuman järjestämisessä – 7 yleistä kysymystä vastattuna

Saako kuka tahansa järjestää tapahtuman?

Tapahtumia on monenlaisia, mutta jos yleisötilaisuuksia ajatellaan, sellaisen saa järjestää täysivaltainen henkilö, yhteisö tai säätiö (Kokoontumislaki pykälä 12). Valvonta, lupaprosessit ja säätely koskevat tapahtuman järjestelyitä, aluetta, turvallisuutta, ympäristövaikutuksia ja monia muita asioita. Kunhan ne hoidetaan asianmukaisesti, on kenellä tahansa tuon pykälän täyttävällä oikeus järjestää tapahtuma.

Mitä lupia tarvitsen?

Se, mitä lupia tarvitset tapahtumaasi, riippuu siitä missä tapahtuma järjestetään ja mitä siellä tapahtuu. Heti jos tapahtumasi on yleisellä alueella, on sinun haettava alueenkäyttölupa. Jos väkeä odotetaan useita satoja, tulee sinun tehdä ilmoitus suuresta yleisötilaisuudesta poliisille ja alueesi ympäristöviranomaiselle. Jos tiedossa on melua, teet ilmoituksen melua aiheuttavasta toiminnasta samaiselle ympäristöviranomaiselle. Jos tapahtumassa on anniskelua, tarvitset anniskeluluvan alueesi aluehallintovirastolta. Vaikka joidenkin näiden nimi on ”ilmoitus”, ovat ne kuitenkin lupahakemuksia, ja sinun on noudatettava lupapäätöksen ehtoja. Eri kunnissa on eroja lupien hakuprosesseissa ja ehdoissa, joten tarkista oman kuntasi käytännöt. Lupien kanssa on myös oltava ajoissa: hakemusten jättöpäivät vaihtelevat yleensä 5 arkipäivästä 30 vuorokauteen, mutta hakemukset kannattaa aina laittaa menemään mahdollisimman aikaisessa vaiheessa, jotta ehdit tarvittaessa tehdä muutoksia järjestelyihin lupapäätöksen niin edellyttäessä. Mikäli olet epävarma oman tapahtumasi tarvitsemista luvista, kannattaa olla yhteydessä kuntasi tapahtumaneuvontaan, mikäli sellainen on. Toinen hyvä taho on kuntasi ympäristöviranomainen, joka hallinnoi monia päätöksiä ja osaa hyvin todennäköisesti neuvoa sinua myös muiden viranomaisten lupien pariin.

Ketä minun on palkattava tapahtumaani?

Mieti näinpäin: minkä kaiken haluat sujuvan tapahtumassasi? Huolehdi tekijä kaikkiin niihin asioihin. Haluatko että tapahtumaan pystytetään jotain rakenteita tai käytetään äänitekniikkaa? Tarvitset rakentajat, purkajat ja teknikot. Haluatko että tapahtuma pysyy siistinä ja alue on jälkikäteen siisti? Tarvitset väkeä puhtaanapitoon. Osa asioista kuuluu niin sanotusti pakettiin, eli jos vuokraat vaikka suuren juhlateltan, tulee tilauksen mukana osaavat rakentajat pystyttämään ja myös purkamaan sen. Myöskään ammattitason tekniikkalaitteistoa ei usein vuokrata ilman ammattiteknikkoa. Paljon on kuitenkin tehtäviä, jotka hoituvat ei-ammattilaisiltakin, kunhan heille on hyvät ohjeistukset. Silloin voit sopia urakasta vaikka paikallisen urheiluseuran kanssa, joka voi mielellään ottaa tehtävät vastaan osana varainhankintaansa. Huomaa, että esimerkiksi turvallisuuteen liittyvät tehtävät edellyttävät kuitenkin virallisia pätevyyksiä.

Mitä kaikkea rakenteita yms. tapahtuma vaatii?

Kun sinulla on tapahtumasi sisältö suunniteltuna, käy jokainen kohta läpi niin että listaat mitä puitteita sen toteutuminen edellyttää. Esimerkiksi jos ohjelmassa on ruokailua, tarvitset tietenkin pöydät ja penkit tai tuolit. Jos on esiintymisiä, tarvitset mahdollisesti esiintymislavan, äänitekniikkaa ja tilasta riippuen todennäköisesti myös valotekniikkaa. Jo näiden myötä tiedetään, että tarvitset sähköä. Esiintyjäsi osaavat kertoa mitä tarpeita heillä on, joten kysy nämä heti keikan sopimisen yhteydessä. Käy myös läpi mitä kaikkea vieraat, esiintyjät ja henkilöstö tekevät päivän aikana, ja huomaat tarpeita sieltä. Hyvin mahdollisesti tarvitset jäteastioita ja vessoja.

Mitä pakollisia asioita on mistä pitää huolehtia, pitääkö olla jotain dokumentteja esimerkiksi?

Pakollisia huolehdittavia ovat ne viranomaisluvat, jotka koskevat sinun tapahtumaasi, näistä kerrottiinkin ylempänä. Näihin liittyy sitten erilaisia dokumentteja, jotka viranomaisille on toimitettava osana lupaprosessia. Ennen kaikkea nämäkin dokumentit ovat kuitenkin sinua itseäsi varten, jotta varmistut tapahtuman suunnittelu- ja järjestelyvaiheessa, että kaikki asiat on otettu huomioon ja hoidossa. Alueenkäyttölupaan saattaa liittyä esimerkiksi liikenteenohjaussuunnitelma, mikäli minkäänlaisia liikennejärjestelyitä on tarkoitus tehdä. Poliisille tehtävään ilmoitukseen liitetään pelastus- ja turvallisuussuunnitelma, ja tämä suunnitelma on erikseen lähetettävä pelastusviranomaisille. Sekä pelastusviranomainen että poliisi saattavat vaatia muutoksia suunnitelmaan tai saattaa tulla tekemään tarkastuksen ennen tapahtuman alkua. Nämä kannattaa ehdottomasti ottaa vastaan erittäin positiivisina asioina, koska näin pääset yhteistyössä viranomaisten kanssa varmistumaan, siitä että tapahtumasi on turvallinen.

Mistä saan tapahtumaani ohjelmistoa ja kalustoa?

Mieti millaista ohjelmistoa tapahtumaasi parhaiten sopii huomioiden kohderyhmäsi ja tapahtuman tarkoituksen ja toki budjettisi. Kun sinulla on mielessäsi sopivaa ohjelmistoa, ota yhteyttä niiden tarjoajiin. Monet esimerkiksi koomikot ja bändit ovat jonkun keikkamyyjän listoilla, jolloin esiintymisestä sovitaan tämän keikkamyyjän kanssa, ei itse esiintyjän. Kalustoa saa vuokralle tapahtumatekniikkaan tai tapahtumarakenteisiin kuten telttoihin keskittyneiltä firmoilta. Näiltä kannattaa kysyä paljon muustakin, tekniikkafirmoilta löytyy myös savukoneet, videotykit ja sähköosaaminen, ja telttafirmoilta kalusteet, aidat ja koristelutarvikkeita. Jätehuoltoyhtiöt vuokraavat jäteastioita ja vessoja ja huolehtivat niiden tyhjentyämisen.

Voiko tapahtumilla tienata rahaa?

Tapahtumat todellakin ovat hyvä keino kasvattaa tuloja tai hankkia varoja vaikka yhdistykselle tai joukkueelle, toimialasta riippumatta. Kuten muutkin markkinointimuodot, tapahtumienkin hyödyntäminen kasvutavoitteissa edellyttää tietenkin tietoa, huolellisuutta ja onneakin. Se on kuitenkin valtavan hauska ja erottuva keino asiakkaiden tai jäsenten hankkimiseen ja sitouttamiseen sekä myynnin kasvattamiseen.

Onnea ja menestystä tapahtumaasi!